QCG: Was dein Arbeitgeber tun muss (Pflichten und Rollen)

Der Arbeitgeber trägt beim Qualifizierungschancengesetz (QCG) die formale Hauptrolle. Er stellt den Antrag, wählt mit dem Beschäftigten den Bildungsträger aus, stellt vom Arbeitsplatz frei, zahlt das Gehalt während der Maßnahme weiter und rechnet am Ende mit der Bundesagentur für Arbeit ab. Rechtsgrundlage ist § 82 SGB III. Ohne aktive Mitwirkung des Arbeitgebers gibt es keinen QCG-Antrag, egal wie motiviert der Beschäftigte ist.

In diesem Artikel steht, welche konkreten Aufgaben auf den Arbeitgeber zukommen, wo die finanziellen Risiken liegen und warum gerade kleinere Betriebe oft entspannter reagieren als Personalabteilungen großer Konzerne.

Die Rolle des Arbeitgebers beim QCG

Der Arbeitgeber ist zugleich Antragsteller und Vertragspartner der Bundesagentur für Arbeit. Das unterscheidet das QCG vom Bildungsgutschein, bei dem der Arbeitssuchende selbst zum Träger geht. Bei QCG läuft alles über den Betrieb:

• Der Antrag wird im Namen des Unternehmens eingereicht.
• Der Bewilligungsbescheid adressiert das Unternehmen, nicht den Beschäftigten.
• Die Lohnzuschüsse werden an das Unternehmen ausgezahlt.
• Der Unternehmenssitz entscheidet über die zuständige Agentur-Dienststelle.

Aus Sicht der Agentur ist der Arbeitgeber „der Kunde” im Fördervorgang. Der Beschäftigte ist derjenige, für den gefördert wird, aber nicht der juristische Partner.

Die konkreten Aufgaben des Arbeitgebers

In der Praxis sind es sieben Aufgaben, die über alle Phasen verteilt sind:

1. Bedarf dokumentieren. HR oder Geschäftsführung erklärt schriftlich, warum die Qualifizierung notwendig ist.
2. Bildungsträger auswählen. Gemeinsam mit dem Beschäftigten wird ein AZAV-zertifizierter Anbieter bestimmt.
3. Beratungsgespräch beim Arbeitgeberservice. HR oder Geschäftsführung führt das Gespräch, nicht der Beschäftigte.
4. Antragsunterlagen zusammenstellen. Antragsformular, Kostenvoranschlag, Qualifizierungsbegründung, Arbeitsvertrag, gegebenenfalls Tarifvertragsauszug.
5. Beschäftigten freistellen. Für die vereinbarten Stunden wird der Arbeitsplatz verlassen, die Lohnfortzahlung läuft weiter.
6. Lohnzuschuss abrechnen. Nach der Maßnahme oder in Raten wird mit dem Arbeitgeberservice abgerechnet.
7. Teilnahmenachweis liefern. Am Ende der Maßnahme geht das Zertifikat oder der Teilnahmenachweis an die Agentur.

Gehalt während der Weiterbildung

Der Beschäftigte bleibt während der QCG-Maßnahme formal im Arbeitsverhältnis. Das heißt: Das Gehalt wird weiter gezahlt, die Sozialversicherungsbeiträge laufen normal, Krankenversicherung und Rentenbeiträge werden nicht unterbrochen. Formal gibt es also keine Lohneinbuße für den Beschäftigten.

Der Arbeitgeber bekommt von der Bundesagentur einen Lohnzuschuss für die Zeit, in der der Beschäftigte freigestellt ist. Die Höhe richtet sich nach der Unternehmensgröße nach § 82 Absatz 4 SGB III:

Unternehmensgröße	Lohnzuschuss
Kleinstunternehmen unter 10 MA	bis 75 Prozent
KMU 10 bis 249 MA	bis 50 Prozent
Größere KMU 250 bis 2.499 MA	bis 25 Prozent
Großunternehmen ab 2.500 MA	bis 15 Prozent

„Bis zu” bedeutet nicht automatisch „garantiert”. Die konkrete Höhe steht im Bewilligungsbescheid. Details zum Lohnzuschuss stehen im Artikel Lohnzuschuss während der QCG-Maßnahme.

Finanzielle Risiken beim Arbeitgeber

Drei Risiken bleiben beim Unternehmen:

• Resteigenanteil bei Lehrgangskosten. Wenn die Quote bei 50 Prozent liegt, muss der Arbeitgeber die anderen 50 Prozent selbst tragen.
• Resteigenanteil beim Lohnzuschuss. Der Zuschuss ist selten bei 100 Prozent. Die Differenz zum normalen Gehalt bleibt beim Betrieb.
• Produktivitätsausfall durch Freistellung. Während der Beschäftigte lernt, fehlt er im Tagesgeschäft. Das muss kompensiert werden.

Bei kleineren Betrieben mit hohen Förderquoten (bis 100 Prozent Lehrgangskosten und bis 75 Prozent Lohn) sind diese Risiken gering. Bei Großunternehmen (25 Prozent / 25 Prozent) fällt der Eigenanteil höher aus und muss im Bildungsbudget eingeplant werden. Der vollständige Überblick steht im Artikel Förderquoten nach Unternehmensgröße.

Nachweise während und nach der Maßnahme

Der Arbeitgeberservice verlangt während der Maßnahme oder danach regelmäßig folgende Nachweise:

• Anwesenheitsnachweis des Beschäftigten beim Bildungsträger
• Rechnungen des Trägers (für die Erstattung der Lehrgangskosten)
• Gehaltsnachweise oder Lohnabrechnungen des Beschäftigten (für die Lohnzuschuss-Abrechnung)
• Teilnahmenachweis oder Zertifikat am Ende der Maßnahme
• Bei mehrteiligen Kursen gegebenenfalls Zwischenberichte

Die Nachweispflicht ist kein Selbstzweck, sondern dient der Erfolgskontrolle. Der Bildungsträger liefert in der Regel alle relevanten Dokumente automatisch. Als Arbeitgeber sammelst du sie zentral und übergibst sie dem Arbeitgeberservice nach Aufforderung oder mit der Schlussabrechnung.

Oft übersehene Mitwirkungspflichten

Drei Punkte werden in der Praxis regelmäßig unterschätzt:

• Meldepflicht bei Änderungen. Wenn der Beschäftigte während der Maßnahme kündigt, den Kurs abbricht oder ein wesentlicher Teil des Inhalts ändert, muss der Arbeitgeberservice informiert werden. Ein Verschweigen kann zur Rückforderung bereits gezahlter Mittel führen.
• Datenschutz beim Teilnahmenachweis. Prüfungsergebnisse und persönliche Daten des Beschäftigten müssen datenschutzkonform weitergegeben werden. Der Beschäftigte unterschreibt in der Regel eine entsprechende Erklärung.
• Dokumentation über mehrere Jahre. Nach Abschluss der Maßnahme bleibt die Dokumentationspflicht bestehen. Bei einer Betriebsprüfung durch die Agentur kann noch Jahre später nachgefragt werden.

Aus meiner Beratungspraxis weiß ich: Kleinere Betriebe behandeln das QCG oft pragmatisch und reagieren schnell auf Rückfragen. In größeren Konzernen hängt das Verfahren manchmal an Compliance- oder Datenschutzbeauftragten, die nicht mit Bildungsthemen vertraut sind. Wer frühzeitig den richtigen Ansprechpartner im Haus identifiziert, spart Wochen.

Darf der Arbeitgeber ablehnen?

Ja. § 82 SGB III verpflichtet den Arbeitgeber nicht, einen QCG-Antrag zu stellen. Auch wenn der Beschäftigte alle Voraussetzungen erfüllt und die geplante Maßnahme förderfähig wäre, kann die Geschäftsführung ablehnen. Das ist aus arbeitsrechtlicher Sicht zulässig.

Was du als Beschäftigter tun kannst: sauber argumentieren, das Instrument erklären, konkrete Zahlen zeigen. Wie du das Gespräch strukturierst, liest du im Artikel wie du das Thema bei deinem Chef ansprichst und in der Argumentationshilfe für das Gespräch mit der Geschäftsführung. Zur Rechtsgrundlage siehe auch den Gesetzestext auf gesetze-im-internet.de.

Häufige Fragen zu den Arbeitgeberpflichten beim QCG

Muss der Arbeitgeber zustimmen, auch wenn die Weiterbildung in der Freizeit läuft?

Wenn die Weiterbildung komplett außerhalb der Arbeitszeit stattfindet, braucht der Kurs selbst keine Freistellung. Der QCG-Antrag läuft aber trotzdem über den Arbeitgeber. Ohne seine Unterschrift geht es nicht.

Kann der Arbeitgeber die Weiterbildung an eine Bindungsklausel knüpfen?

In Grenzen ja. Bindungsklauseln sind nur zulässig, wenn die Weiterbildung einen klaren wirtschaftlichen Vorteil für den Beschäftigten darstellt. Die Klausel muss angemessen befristet sein. Details gehören in den Einzelfall und werden arbeitsrechtlich geprüft.

Wer haftet, wenn der Kurs abgebrochen wird?

Bei Abbruch meldet der Arbeitgeber den Arbeitgeberservice und rechnet die tatsächlich angefallenen Kosten ab. Bereits gezahlte Mittel können teilweise zurückgefordert werden, abhängig vom Grund des Abbruchs.

Muss der Arbeitgeber den Beschäftigten nach der Weiterbildung höher eingruppieren?

Nein. Eine Höhergruppierung oder Gehaltserhöhung ist keine gesetzliche Folge des QCG. Sie kann aber Verhandlungsargument sein.

Kann ein Arbeitgeber mehrere Beschäftigte gleichzeitig über QCG schulen?

Ja. Jeder Beschäftigte braucht allerdings einen eigenen Antrag mit eigener Begründung. Sammelanträge sieht § 82 SGB III nicht vor.

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Über den Autor

Dr. Jens Aichinger ist Gründer von SkillSprinters, einem DEKRA-zertifizierten Bildungsträger nach AZAV. In der Beratungspraxis erkläre ich HR-Abteilungen und Geschäftsführern regelmäßig, welche Pflichten beim QCG auf sie zukommen und wo das Verfahren im Alltag hakt.

Zuletzt geprüft am 14. April 2026 von Dr. Jens Aichinger.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Verbindliche Auskünfte zu Arbeitgeberpflichten gibt der Arbeitgeberservice der zuständigen Agentur für Arbeit oder ein Fachanwalt für Arbeitsrecht.

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