QCG-Antrag Schritt für Schritt: Ablauf nach § 82 SGB III

Der QCG-Antrag läuft in sechs aufeinander aufbauenden Schritten: Bedarf erkennen, Träger auswählen, Beratungsgespräch beim Arbeitgeberservice, schriftlichen Antrag einreichen, Bewilligungsbescheid abwarten, Kurs starten. Rechtsgrundlage ist § 82 SGB III. Antragsteller ist immer der Arbeitgeber, die Bearbeitungsdauer liegt erfahrungsgemäß bei vier bis acht Wochen. Wer die Schritte in der falschen Reihenfolge macht, riskiert die Ablehnung oder eine Nachbewilligung mit halbem Volumen.

In diesem Artikel steht der vollständige Ablauf mit typischen Fallen, konkreten Aufgaben pro Phase und einer Empfehlung, wer wann was tun sollte.

Antragsteller ist immer der Arbeitgeber

Der Antrag wird formal immer vom Arbeitgeber gestellt, nie vom Beschäftigten. Das steht in § 82 Absatz 1 SGB III. Die Bundesagentur für Arbeit kommuniziert während des gesamten Verfahrens mit der Personalabteilung oder der Geschäftsführung. Beschäftigte können das Thema anstoßen, Informationen beisteuern und den Kurs auswählen. Die Unterschrift unter den Antrag setzt aber immer der Arbeitgeber.

Der zuständige Ansprechpartner auf Seiten der Agentur ist der Arbeitgeberservice, nicht die Arbeitsvermittlung für Arbeitssuchende. Der Arbeitgeberservice hat eigene Telefonnummern und eigene Berater. Die zentrale Rufnummer der Bundesagentur für Arbeit lautet 0800 4 5555 20 (Arbeitgeber-Hotline, kostenlos).

Schritt 1: Bedarf identifizieren und dokumentieren

Am Anfang steht eine klare Aussage, welche Qualifizierungslücke geschlossen werden soll. Die Agentur will wissen: Welche Aufgabe wird durch den technologischen Wandel betroffen, und wie hilft die geplante Weiterbildung, den Arbeitsplatz oder eine neue Rolle zu sichern?

Die Dokumentation muss nicht literarisch sein. Ein halbseitiger Text reicht. Typische Inhalte:

• Derzeitige Tätigkeit des Beschäftigten (Stellenbezeichnung, Kernaufgaben)
• Erwartete Veränderung der Aufgabe durch Digitalisierung oder KI
• Zielbild nach der Weiterbildung (neue Aufgaben, Einsatzbereich)
• Warum der Beschäftigte die Person ist, die qualifiziert werden soll

Aus meiner Beratungspraxis weiß ich, dass HR-Abteilungen diesen Schritt oft überspringen wollen und direkt zum Antragsformular greifen. Das ist kurzfristig bequem, aber langfristig teuer: Der Arbeitgeberservice fragt diese Information ohnehin nach, und unvollständige Anträge verlängern das Verfahren um Wochen.

Schritt 2: Bildungsträger auswählen und Kostenvoranschlag einholen

Die Maßnahme muss nach AZAV zertifiziert und länger als 120 Unterrichtsstunden sein. Ob ein Anbieter die Zulassung hat, zeigt das Zertifikat der fachkundigen Stelle, oft DEKRA. Ohne AZAV-Nachweis ist der Antrag automatisch nicht förderfähig.

Der Bildungsträger liefert:

• Kursbeschreibung mit Inhalten, Dauer, Prüfungsmodalitäten
• AZAV-Zulassungsnachweis (Zertifikatsnummer und Gültigkeitsdauer)
• Schriftlichen Kostenvoranschlag mit Gesamtkosten und Zahlungsmodalitäten
• Angaben zu Prüfungsgebühren, falls separat

Wichtig: Wähle den Träger vor dem Gespräch mit dem Arbeitgeberservice aus, nicht danach. Die Agentur prüft den konkreten Kurs, nicht eine abstrakte Weiterbildungskategorie.

Schritt 3: Erstgespräch beim Arbeitgeberservice

Jetzt kontaktiert HR oder die Geschäftsführung den Arbeitgeberservice der zuständigen Agentur für Arbeit. In vielen Regionen ist das Erstgespräch telefonisch möglich, teilweise auch per Videokonferenz.

Im Gespräch klärt ihr:

• Grundsätzliche Förderfähigkeit des geplanten Kurses
• Erwartete Quote je nach Unternehmensgröße
• Gewünschten Kursstart und ob der Zeitplan realistisch ist
• Welche Unterlagen eingereicht werden müssen

Manche Arbeitgeberservice-Stellen geben bereits beim Erstgespräch ein Signal, ob der Antrag aussichtsreich ist. Das ist keine Zusage, aber ein wertvoller Hinweis. Wenn der Berater Zweifel äußert, bleibt Zeit für Anpassungen, bevor der Antrag offiziell läuft.

Schritt 4: Vollständigen Antrag einreichen

Der Antrag wird schriftlich eingereicht, meist per Post oder über das Arbeitgeberportal der Bundesagentur. Typische Bestandteile sind:

• Antragsformular der Bundesagentur für Arbeit
• Kostenvoranschlag des Bildungsträgers
• AZAV-Zulassungsnachweis
• Begründung der Qualifizierungsnotwendigkeit
• Arbeitsvertrag oder aktuelle Stellenbeschreibung des Beschäftigten
• Gegebenenfalls Auszug aus dem Tarifvertrag (falls relevant)

Die genaue Liste der Unterlagen findest du im Artikel welche Unterlagen der QCG-Antrag braucht. Jeder fehlende Beleg verzögert die Bearbeitung um ein bis zwei Wochen.

Schritt 5: Bewilligungsbescheid und Prüfung

Der Arbeitgeberservice prüft den Antrag und gibt in der Regel innerhalb von vier bis acht Wochen einen schriftlichen Bescheid zurück. Der Bescheid enthält:

• Ob der Antrag bewilligt oder abgelehnt ist
• Welche konkrete Förderquote gilt (50 Prozent, 75 Prozent, 100 Prozent)
• Ob ein Lohnzuschuss gezahlt wird und in welcher Höhe
• Den frühest möglichen Kursbeginn
• Auflagen zur Teilnahme und zur Erfolgskontrolle

Sieh dir den Bescheid sorgfältig an. Wenn die bewilligte Quote niedriger ist als erwartet, hat der Bescheid oft einen kurzen Begründungstext. Bei Bedarf kannst du gegen den Bescheid Widerspruch einlegen. Die Frist beträgt in der Regel einen Monat ab Zustellung.

Schritt 6: Kurs starten und Erfolg dokumentieren

Der Kurs darf erst nach Bewilligung beginnen. Ein vorzeitiger Start gefährdet die Förderung, weil bereits angefallene Kosten oft nicht rückwirkend erstattet werden. In § 82 Absatz 3 SGB III ist das klar geregelt.

Während der Maßnahme laufen die normalen Arbeitsverhältnisse weiter. Der Beschäftigte bleibt sozialversicherungspflichtig angestellt, das Gehalt wird fortgezahlt, Krankenversicherung und Rente laufen normal. Der Arbeitgeber stellt die vereinbarten Stunden frei und rechnet später den Lohnzuschuss mit der Agentur ab.

Nach dem Kurs wird dem Arbeitgeberservice ein Teilnahmenachweis oder das Kurszertifikat vorgelegt. Das ist der letzte formale Schritt des Verfahrens.

Typische Fehler, die den QCG-Antrag scheitern lassen

• Vorzeitiger Kursstart. Der häufigste Killer. Wer vor der Bewilligung beginnt, verliert die Förderung.
• Nicht-AZAV-Träger. Fachlich toll, aber ohne AZAV-Zulassung nicht förderfähig.
• Zu dünne Begründung. “Der Kollege soll KI lernen” reicht nicht. Der Arbeitgeberservice braucht einen nachvollziehbaren Qualifizierungsbedarf.
• Antrag ohne Kostenvoranschlag. Eine grobe Kostenschätzung reicht nicht, die Agentur braucht einen schriftlichen Vertragsentwurf.
• Falscher Ansprechpartner. Wer bei der Arbeitsvermittlung statt beim Arbeitgeberservice anruft, landet in der falschen Schleife.

Häufige Fragen zum QCG-Antragsablauf

Wie lange dauert der gesamte Prozess vom ersten Gespräch bis zum Kursbeginn?

Von der ersten Beratung bis zum bewilligten Kursstart solltest du mindestens acht bis zwölf Wochen einplanen. Bei knappen Zeitplänen laufen oft nachträgliche Verhandlungen oder Teilbewilligungen, die den Kursstart weiter verzögern.

Kann der Arbeitgeber den Antrag ablehnen, wenn die Agentur ihn bewilligt hätte?

Ja. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, einen Antrag zu stellen. Wenn er das Thema nicht priorisiert, passiert auch nichts. Umgekehrt gilt: Die Agentur kann einen formal gestellten Antrag ablehnen, selbst wenn der Arbeitgeber ihn befürwortet.

Was passiert, wenn der Kurs länger dauert als ursprünglich geplant?

Kleinere Verlängerungen sind meist unproblematisch, müssen aber dem Arbeitgeberservice mitgeteilt werden. Strukturelle Änderungen (anderer Anbieter, deutlich längere Dauer, anderes Modul-Konzept) brauchen eine Neuprüfung.

Können mehrere Beschäftigte gleichzeitig über QCG gefördert werden?

Ja. Jeder Beschäftigte braucht aber einen eigenen Antrag mit eigener Qualifizierungsbegründung. Sammelanträge sind nicht vorgesehen.

Wo finde ich das offizielle Antragsformular?

Beim Arbeitgeberservice der zuständigen Agentur für Arbeit. Der Arbeitgeberservice schickt das aktuelle Formular im ersten Gespräch zu oder verweist auf das Arbeitgeberportal der Bundesagentur für Arbeit.

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Über den Autor

Dr. Jens Aichinger ist Gründer von SkillSprinters, einem DEKRA-zertifizierten Bildungsträger nach AZAV. In der Beratungspraxis begleite ich regelmäßig HR-Teams durch den QCG-Antrag, vom ersten Bedarf bis zum Bewilligungsbescheid. Die häufigsten Stolperer stehen in diesem Artikel.

Zuletzt geprüft am 14. April 2026 von Dr. Jens Aichinger.

Hinweis: Dieser Artikel ist keine individuelle Rechtsberatung. Der zuständige Arbeitgeberservice legt die konkreten Anforderungen im Einzelfall fest.

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