QCG-Lohnzuschuss: Wie viel Gehalt die Agentur erstattet
Der Lohnzuschuss nach dem Qualifizierungschancengesetz ersetzt einen Teil des Arbeitsentgelts, das der Arbeitgeber während der Freistellung für eine QCG-Weiterbildung weiterzahlt. Die Obergrenze hängt an der Unternehmensgröße: bis zu 75 Prozent bei Kleinstbetrieben, bis zu 50 Prozent bei KMU zwischen 10 und 249 Mitarbeitern, bis zu 25 Prozent bei größeren KMU und Großunternehmen. Rechtsgrundlage ist § 82 Absatz 4 SGB III. Der Zuschuss wird an den Arbeitgeber gezahlt, nicht an den Beschäftigten.
In diesem Artikel steht, wie der Lohnzuschuss berechnet wird, welche Bestandteile er umfasst und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit die Agentur auszahlt.
Was der Lohnzuschuss konkret ersetzt
Der Lohnzuschuss deckt das fortgezahlte Arbeitsentgelt des Beschäftigten während der Zeit, in der er für die Weiterbildung freigestellt ist. Die Basis ist der reguläre Bruttolohn inklusive Sozialversicherungsbeiträgen des Arbeitgebers. Zuschläge, Überstunden und variable Bestandteile wie Boni werden in der Regel nicht berücksichtigt, weil sie nicht regelmäßig anfallen.
Konkret umfasst die Berechnungsbasis:
- Fester monatlicher Bruttolohn
- Anteilige Sonderzahlungen, soweit sie regelmäßig fließen (zum Beispiel 13. Gehalt)
- Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosen-, Unfallversicherung)
Nicht berücksichtigt werden:
- Leistungsboni und variable Prämien
- Überstundenzuschläge
- Einmalzahlungen wie Jubiläumsprämien
- Sachbezüge wie Dienstwagen oder Essensgutscheine, soweit sie nicht im laufenden Bruttolohn stehen
Die Berechnung erfolgt pro Stunde oder pro Tag der Freistellung, je nachdem, wie die Maßnahme zeitlich strukturiert ist.
Staffelung nach Unternehmensgröße
Die Staffelung folgt § 82 Absatz 4 SGB III exakt:
| Unternehmensgröße | Lohnzuschuss-Obergrenze |
|---|---|
| Kleinstunternehmen unter 10 MA | bis 75 Prozent |
| KMU 10 bis 249 MA | bis 50 Prozent |
| Größere KMU 250 bis 2.499 MA | bis 25 Prozent |
| Großunternehmen ab 2.500 MA | bis 15 Prozent |
„Bis zu” ist wörtlich zu nehmen. Der Arbeitgeberservice legt die konkrete Höhe im Einzelfall fest. In der Praxis werden bei Kleinstbetrieben oft die vollen 75 Prozent bewilligt, bei größeren Betrieben bleiben die Werte häufig deutlich unter der Obergrenze.
Der komplette Überblick über alle Förderquoten steht im Artikel Förderquoten nach Unternehmensgröße.
Die Berechnung im Detail
Die Bundesagentur nimmt als Basis den Bruttolohn plus Arbeitgeber-Sozialversicherungsbeiträge. Dieser Wert wird auf die tatsächliche Freistellungszeit umgerechnet. Daraus ergibt sich die maximal bezuschussbare Summe, auf die dann die prozentuale Obergrenze angewendet wird.
Ein Beispiel für ein KMU mit 85 Beschäftigten:
- Bruttolohn des Beschäftigten: 3.500 Euro pro Monat
- Arbeitgeber-SV-Anteil: rund 700 Euro pro Monat
- Gesamt-Personalkosten: etwa 4.200 Euro pro Monat
- Dauer der Freistellung: 4 Monate (720 Unterrichtseinheiten, Vollzeit-Freistellung)
- Gesamtkosten während Freistellung: 16.800 Euro
- Lohnzuschuss bei 50 Prozent: bis zu 8.400 Euro
Der tatsächlich bewilligte Betrag steht im Bewilligungsbescheid. Er kann niedriger ausfallen, wenn der Arbeitgeberservice nur eine Teil-Freistellung für förderfähig hält oder wenn die Kursstruktur eine andere Aufteilung zwischen Arbeits- und Freizeit nahelegt.
Bei einer Teilzeit-Freistellung wird das Bruttoentgelt anteilig angesetzt. Wer zum Beispiel 20 statt 40 Stunden pro Woche für die Weiterbildung freigestellt ist, bekommt den Lohnzuschuss auf die 20 Stunden berechnet.
An wen die Agentur auszahlt
Der Zuschuss wird an den Arbeitgeber gezahlt, nicht an den Beschäftigten. Der Beschäftigte bekommt weiter sein normales Gehalt, Krankenversicherung und Rente laufen unverändert. Der Arbeitgeber reicht die Abrechnung nach der Maßnahme oder in festgelegten Intervallen beim Arbeitgeberservice ein.
Typische Auszahlungsmodi:
- Gesamtabrechnung am Ende. Nach Abschluss der Maßnahme reicht der Arbeitgeber die Nachweise ein, die Agentur zahlt den Zuschuss in einer Summe aus.
- Quartalsabrechnung. Bei längeren Maßnahmen wird der Zuschuss alle drei Monate abgerechnet.
- Monatliche Abrechnung. Nur in Ausnahmefällen und auf Antrag.
Die Abrechnungsform wird im Bewilligungsbescheid festgelegt. Der Arbeitgeberservice gibt in der Regel einen klaren Zeitplan vor.
Nachweise für die Abrechnung
Die Agentur will drei Dinge sehen: die Gehaltsnachweise des Beschäftigten für die relevanten Monate, den Anwesenheitsnachweis vom Bildungsträger (wann der Beschäftigte tatsächlich im Kurs war) und die Freistellungsbestätigung des Arbeitgebers (wie viele Stunden pro Woche).
Ohne vollständige Nachweise kann die Auszahlung verzögert oder gekürzt werden. Gerade bei variablen Arbeitszeiten und Gleitzeitmodellen sollte HR die Nachweise sauber führen. Der Bildungsträger liefert den Anwesenheitsnachweis in der Regel automatisch, oft als monatliches PDF.
Krankheit und Kursabbruch
Drei Szenarien kommen in der Praxis vor.
Bei einer kurzen Krankheit während des Kurses bleibt der Beschäftigte im Arbeitsverhältnis, der Arbeitgeber zahlt das Gehalt weiter, der Lohnzuschuss läuft in der Regel weiter, solange die Gesamtdauer der Maßnahme nicht wesentlich gestört ist.
Bei einer längeren Krankheit wird die Maßnahme unterbrochen. Der Arbeitgeberservice wird informiert, die Freistellung pausiert, der Lohnzuschuss wird für die Unterbrechungszeit nicht gezahlt.
Bei einem echten Kursabbruch endet der Lohnzuschuss. Bereits gezahlte Anteile können teilweise zurückgefordert werden, abhängig von der Begründung des Abbruchs.
Aus meiner Beratungspraxis weiß ich: Der Arbeitgeberservice reagiert meist pragmatisch auf gesundheitliche Gründe, wenn sie frühzeitig gemeldet werden. Wer zu spät meldet oder Änderungen nicht dokumentiert, riskiert eher Rückforderungen.
Steuerliche Einordnung
Für den Beschäftigten ist die Antwort einfach: Er bekommt weiter sein normales Gehalt und zahlt darauf Lohnsteuer wie üblich. Der Lohnzuschuss an den Arbeitgeber geht steuerlich durch das Unternehmen. Bei der Gewinnermittlung wird der Zuschuss in der Regel als Betriebseinnahme erfasst, die Lohnkosten laufen weiter als Betriebsausgabe. Die Nettoentlastung entspricht dann dem bewilligten Zuschussbetrag.
Detailfragen zur steuerlichen Behandlung klärt der Steuerberater des Unternehmens. Weiterführende Informationen zur rechtlichen Grundlage findest du im offiziellen Gesetzestext auf gesetze-im-internet.de.
Häufige Fragen zum QCG-Lohnzuschuss
Bekommt der Beschäftigte den Zuschuss auf sein Konto?
Nein. Der Lohnzuschuss wird an den Arbeitgeber gezahlt. Der Beschäftigte erhält weiterhin sein normales Gehalt, unverändert in Höhe und Abrechnung.
Gilt der Lohnzuschuss auch bei Teilzeit-Freistellung?
Ja. Er wird dann anteilig auf die tatsächlich freigestellten Stunden berechnet. Mehr dazu im Artikel wie viele Stunden Freistellung üblich sind.
Zählen Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld zur Berechnungsbasis?
Nur, soweit sie regelmäßig anfallen und im arbeitsvertraglich vereinbarten Gehalt enthalten sind. Einmalzahlungen bleiben außen vor.
Was ist, wenn der Beschäftigte während der Maßnahme eine Gehaltserhöhung bekommt?
Die Berechnung erfolgt auf Basis des aktuellen Gehalts. Wenn sich das Gehalt während der Maßnahme ändert, wird der Zuschuss ab dem Änderungsdatum entsprechend angepasst.
Wie lange dauert die Auszahlung des Lohnzuschusses?
Bei einer Gesamtabrechnung am Ende der Maßnahme erfolgt die Auszahlung in der Regel innerhalb von vier bis sechs Wochen nach Einreichung der vollständigen Nachweise. Bei Quartalsabrechnungen entsprechend früher.
Über den Autor
Dr. Jens Aichinger ist Gründer von SkillSprinters, einem DEKRA-zertifizierten Bildungsträger nach AZAV. In der Beratungspraxis helfe ich HR-Teams regelmäßig, die Lohnzuschuss-Abrechnung strukturiert vorzubereiten, bevor der Antrag läuft. Das spart später Wochen.
Zuletzt geprüft am 14. April 2026 von Dr. Jens Aichinger.
Hinweis: Dieser Artikel ist keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Für konkrete Abrechnungsdetails wende dich an den Arbeitgeberservice oder deinen Steuerberater.
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