QCG kombiniert mit Eigenleistung: So rechnet sich der Rest
Wenn die QCG-Förderquote unter 100 Prozent liegt, bleibt ein Eigenanteil, der zwischen Arbeitgeber und Beschäftigtem aufgeteilt oder vollständig vom Arbeitgeber getragen wird. Beide Modelle sind zulässig. Rechtsgrundlage bleibt § 82 SGB III, die konkrete Aufteilung ist Verhandlungssache zwischen Arbeitgeber und Beschäftigtem. In der Praxis übernimmt der Arbeitgeber den Rest am häufigsten komplett. Eine anteilige Beteiligung des Beschäftigten ist möglich, muss aber sorgfältig geregelt werden, damit sie arbeitsrechtlich hält.
Dieser Artikel erklärt die verschiedenen Kombinationsmodelle, zeigt typische Rechenwege und nennt die Punkte, an denen HR aufpassen sollte.
Wo der Eigenanteil herkommt
Die QCG-Förderquote deckt die Lehrgangskosten nur dann zu 100 Prozent, wenn der Betrieb in die Kleinstbetriebs-Klasse fällt oder ein tarifgebundener Betrieb eine Aufstockung erreicht. In allen anderen Fällen bleibt ein Rest:
| Unternehmensgröße | Eigenanteil Lehrgangskosten |
|---|---|
| Kleinstunternehmen unter 10 MA | 0 bis 100 Prozent (Regelfall 0) |
| KMU 10 bis 249 MA | 0 bis 50 Prozent (Regelfall 50) |
| Größere KMU 250 bis 2.499 MA | 50 bis 100 Prozent (Regelfall 50+) |
| Großunternehmen ab 2.500 MA | 75 bis 100 Prozent (Regelfall 75) |
Beim Lohnzuschuss ist die Lage ähnlich. Er deckt in der Regel nicht die kompletten Personalkosten während der Freistellung, sondern einen Anteil. Der Rest bleibt beim Arbeitgeber. Details im Artikel QCG-Lohnzuschuss.
Übliche Kombinationsmodelle
Drei Varianten sehe ich in meiner Beratungspraxis.
Die häufigste: Der Arbeitgeber trägt den Rest allein. Er stellt den Beschäftigten voll frei, zahlt den Eigenanteil der Lehrgangskosten aus dem Bildungsbudget und finanziert den Teil des Gehalts, der nicht vom Lohnzuschuss gedeckt ist. Der Beschäftigte trägt finanziell nichts bei.
Variante zwei: Arbeitgeber und Beschäftigter teilen sich die Lehrgangskosten. Sie vereinbaren, dass der Eigenanteil zu einem Teil vom Beschäftigten getragen wird. In der Praxis oft kombiniert mit einer Bindungsklausel oder einer Rückzahlungsvereinbarung bei vorzeitigem Ausscheiden.
Variante drei: Der Beschäftigte trägt einen Teil der Zeit. Anstelle einer finanziellen Beteiligung wird er teilweise in seiner Freizeit qualifiziert. Ein Teil der Weiterbildungsstunden liegt dann außerhalb der Arbeitszeit und wird nicht über den Lohnzuschuss abgedeckt.
Alle drei Varianten sind rechtlich zulässig. Die Wahl hängt an der betrieblichen Situation und an der Verhandlungsbereitschaft auf beiden Seiten.
Rechenbeispiel KMU
Ein KMU mit 80 Beschäftigten. Kurs: 9.662,40 Euro (720 Unterrichtseinheiten, 4 Monate). QCG-Quote 50 Prozent, also übernimmt die Agentur 4.850 Euro. Der Eigenanteil an den Lehrgangskosten beträgt 4.850 Euro.
Beim Lohnzuschuss sieht es so aus: Monatliche Personalkosten des Beschäftigten rund 4.200 Euro inklusive SV-Arbeitgeberanteil. Bei 4 Monaten Freistellung sind das 16.800 Euro Gesamtkosten. Der Lohnzuschuss deckt bei 50 Prozent Obergrenze bis zu 8.400 Euro. Der Eigenanteil an den Lohnkosten bleibt also bei 8.400 Euro.
Gesamteigenanteil des Unternehmens: 4.850 + 8.400 = 13.250 Euro über vier Monate. Das ist der Regelfall. Mit Tarifbindung oder Aufstockung kann der Betrag sinken.
Wann die Beteiligung des Beschäftigten sinnvoll ist
In der Praxis eher selten. Die Konstellation kommt vor, wenn:
- Der Arbeitgeber nur einen Teil des Eigenanteils tragen will
- Der Beschäftigte eine besonders teure Weiterbildung anstrebt, die über die üblichen Kurskosten hinausgeht
- Der Beschäftigte auf einer bestimmten Weiterbildung besteht, die der Arbeitgeber nicht unbedingt brauchen würde
In allen drei Fällen sollte die Vereinbarung schriftlich festgehalten werden. Typische Elemente:
- Konkreter Betrag, den der Beschäftigte zahlt
- Zahlungsmodalitäten (einmalig oder in Raten)
- Rückzahlungsregelung, falls der Beschäftigte den Kurs abbricht
- Bindungsklausel, falls zutreffend
Aus meiner Beratungspraxis gilt: Eine finanzielle Beteiligung sollte die Ausnahme bleiben. Die 4.850 Euro Eigenanteil eines Unternehmens sind im Gesamtbudget eines Mittelständlers überschaubar. Der symbolische Beitrag des Beschäftigten lohnt den bürokratischen Aufwand selten.
Bindungsklauseln und ihre Grenzen
Eine Bindungsklausel verpflichtet den Beschäftigten, nach der Weiterbildung eine bestimmte Zeit im Unternehmen zu bleiben, sonst muss er einen Teil der Kurskosten zurückzahlen. Die Rechtsprechung hat enge Grenzen:
- Angemessenheit: Die Bindungsdauer muss in einem angemessenen Verhältnis zu Dauer und Kosten der Weiterbildung stehen. Grobe Orientierung: bei einer viermonatigen Weiterbildung sind 12 bis 24 Monate Bindung oft vertretbar.
- Transparenz: Die Klausel muss schriftlich vor Kursbeginn vereinbart werden.
- Rückzahlungsstaffelung: Je länger der Beschäftigte bleibt, desto niedriger wird der Rückzahlungsbetrag. Ein „Alles oder Nichts” ist unzulässig.
- Ausschluss in bestimmten Fällen: Bei vom Arbeitgeber verschuldeter Kündigung, bei gesundheitlichen Gründen oder bei Auslaufen eines befristeten Vertrags entfällt die Rückzahlungspflicht meist.
Bei Unklarheit lohnt sich der Blick in die Rechtsprechung oder ein Gespräch mit einem Fachanwalt für Arbeitsrecht. Der Gesetzestext zur allgemeinen Lage steht auf gesetze-im-internet.de.
Steuerliche Behandlung des Eigenanteils
Für den Arbeitgeber ist der Eigenanteil der Lehrgangskosten in der Regel als Betriebsausgabe absetzbar. Lohnkosten während der Freistellung laufen wie normale Personalkosten.
Für den Beschäftigten gilt: Wenn er selbst einen Teil trägt, kann dieser Anteil unter Umständen als Werbungskosten oder Fortbildungskosten steuerlich geltend gemacht werden. Die konkrete Behandlung hängt vom Einzelfall ab, ein Steuerberater kann das verbindlich klären.
Der QCG-Zuschuss an den Arbeitgeber ist keine versteuerte Einnahme im klassischen Sinn, sondern eine Kostenerstattung. Die Buchung erfolgt entsprechend als Mindereinnahme der Personalkosten oder als Sonderposten. Details klären Buchhaltung und Steuerberater.
Darstellung im Antrag
Im QCG-Antrag wird die Kostenverteilung transparent dargestellt:
- Gesamtkosten des Kurses
- Beantragte Förderquote (in Prozent)
- Voraussichtlicher Eigenanteil des Arbeitgebers
- Beteiligung des Beschäftigten, falls vorgesehen (inkl. Höhe und Begründung)
Der Arbeitgeberservice prüft, ob die Verteilung plausibel ist. Eine zu hohe Beteiligung des Beschäftigten kann Rückfragen auslösen, weil sie der Idee des QCG widerspricht. Weitere Informationen dazu stehen im Artikel welche Unterlagen der QCG-Antrag braucht. Die Bundesagentur für Arbeit bietet zusätzliche Hinweise im Arbeitgeberportal.
Häufige Fragen zur QCG-Eigenleistung
Kann der Arbeitgeber komplett auf Eigenleistung verzichten?
Nur wenn die Förderquote bei 100 Prozent liegt (Kleinstbetriebe oder Tarif-Aufstockung). In allen anderen Fällen bleibt mindestens ein kleiner Eigenanteil, der vom Unternehmen getragen wird.
Muss die Eigenbeteiligung des Beschäftigten im Arbeitsvertrag geregelt werden?
Nicht zwingend im Hauptvertrag, aber in einer schriftlichen Zusatzvereinbarung vor Kursbeginn. Mündliche Absprachen sind nicht belastbar.
Darf der Eigenanteil vom Gehalt abgezogen werden?
In engen Grenzen ja, wenn der Beschäftigte das schriftlich akzeptiert hat. Die Pfändungsfreigrenzen müssen beachtet werden, und der Abzug darf die Lohnzahlung nicht dauerhaft unter die Mindestlohngrenze drücken.
Können mehrere Beschäftigte denselben Eigenanteil teilen?
Nein. Jeder Antrag wird individuell gestellt und abgerechnet. Gruppenrabatte oder geteilte Eigenanteile gibt es im QCG nicht.
Was, wenn der Beschäftigte den Kurs abbricht und einen Rückzahlungsanspruch auslöst?
Die Rückzahlungspflicht richtet sich nach der Bindungsvereinbarung. Bei sorgfältig formulierten Klauseln ist eine anteilige Rückzahlung üblich, abhängig vom Grund des Abbruchs. Bei unverschuldetem Abbruch (Krankheit, betriebliche Kündigung) entfällt die Rückzahlung meist komplett.
Über den Autor
Dr. Jens Aichinger ist Gründer von SkillSprinters, einem DEKRA-zertifizierten Bildungsträger nach AZAV. In der Beratungspraxis bespreche ich mit HR-Verantwortlichen regelmäßig, wie Eigenleistung und QCG-Förderung sauber kombiniert werden können. In der Regel bleibt der Eigenanteil beim Arbeitgeber, und das ist meistens die unkomplizierteste Variante.
Zuletzt geprüft am 14. April 2026 von Dr. Jens Aichinger.
Hinweis: Dieser Artikel ist keine individuelle Rechtsberatung. Für Bindungsklauseln und Rückzahlungsvereinbarungen wende dich an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.
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